مارتک: کار کردن در یک تیم همواره نیازمند نوعی هماهنگی، ارتباط و تعامل چندسویه است. با مجازی‌تر شدن انواع کارها، مشاغل و تخصص‌ها، تیم‌ها نیز نحوه تعامل و هماهنگی خود را در سازمان‌ها به‌روزرسانی کردند. یکی از مسائل مهم در هر سازمان پیشرفت پروژه‌ها، شفافیت وظایف و مشخص بودن نقش هر فرد است. بستر آنلاین حالا این اجازه را به مدیران، رهبران، متخصصان و کارمندان در یک تیم می‌دهد که از هر جایی، و نه فقط دفتر کار، در جریان کار خودشان و یکدیگر باشند و بهترین بهره‌وری را در تکمیل کار هم نشان بدهند.
پلتفرم‌های گردش کار
نرم‌افزارها، ابزارها و پلتفرم‌هایی که برای این کار طراحی شده‌اند را معمولا با عناوینی مثل ابزارهای گردش کار (Workflow)، مدیریت پروژه یا ابزارهای کار تیمی می‌شناسیم. همه‌گیری بیش از دو ساله ویروس کرونا دلیل روشنی برای سودمندی صد درصدی این ابزارها بود؛ تا جایی که حتی پس از اتمام این دوران و بازگشت به محل کار نیز، استفاده از این ابزار ترک نشد. در ادامه، 10 مورد از بهترین پلتفرم‌های گردش کار و مدیریت پروژه را، اعم از خارجی و ایرانی به شما معرفی می‌کنیم.
قبل از آن، فراموش نکنید که ممکن است به دلیل تفاوت نیازها در هر تیم، همه این ابزارها به کار شما نیاید؛ پس ترجیحا سری به همه این ابزار بزنید و بسته به نیازتان و گزینه‌هایی که برای تیم شما ضروری‌ست اقدام به استفاده تیمی از این ابزارها کنید.
در این قسمت، 5 نمونه خارجی را معرفی می‌کنیم:
-
ترلو (Trello)
نرمافزار گردش کار و مدیریت پروژه ترلو در سال 2011 شروع به کار کرد و به دو شکل رایگان و پولی در دسترس است. در حالی که نسخه پولی این نرم‌افزارِ تحت وب دارای خدمات و ویژگی‌های بیشتری است، اما حتی نسخه رایگان آن نیز می‌تواند تا 99 درصد کارهای تیمی را جلو ببرد.
ترلو هم از زبان فارسی پشتیبانی می‌کند و هم محیط خوش‌شکل و ساده‌ای دارد که حتی در صورت انگلیسی بودن، می‌توانید به آن عادت کنید. ترلو برای همه سیستم‌عامل‌ها طراحی شده است؛ با دانلود اپلیکیشن موبایل این نرمافزار، می‌توانید هم از رایانه و هم از گوشی‌تان به همه پروژه‌های تیمی خود دسترسی داشته باشید.
-
آسانا (Asana)
نرمافزار گردش کار و مدیریت پروژه آسانا در سال 2008 کار خود را شروع کرد و به مرور زمان، بهتر و بهتر شد. این نرم‌افزارِ تحت وب، هم به صورت رایگان و هم به صورت خرید اشتراک ماهانه/سالانه در دسترس است اما نسخه معمولی و رایگان آن به اندازه کافی جوابگوی نیازهاست و تیم‌ها را (مخصوصا تیم‌های ایرانی که ممکن است در پرداخت مشکلاتی داشته باشند) از نسخه بی‌نیاز کرده است.
آسانا نیز قابل نصب روی موبایل است، اما از زبان فارسی پشتیبانی نمی‌کند. با این همه، رابط کاربری این نرمافزار نیز به قدر کافی قابل فهم و ساده است و با چند ساعت زیرورو کردن آن، می‌توانید از آسانا در جهت پیشبرد پروژه‌ها، وظایف روزانه/ماهانه و همچنین سرعت دادن به فرآیندهای تیمی استفاده کنید. ویژگی مهم آسانا این است که یک نرمافزار مدیریت پروژه کامل است و حتی برای تیم‌های بالای 30 نفر و سازمان‌های بزرگ هم به کار می‌آید.
-
جیرا (Jira)
جیرا یکی دیگر از محصولات شرکت اطلسیان (Atlassian) است که ترلو نیز از همان شرکت روانه بازار شد. جیرا در سال 2002 لانچ شد و چیزی نزدیک به 9 سال بیشتر از ترلو سن دارد؛ اما تفاوت اساسی جیرا با ترلو، این است جیرا عمدتا برای تیم‌های چابک کوچک‌تر مناسب است. جیرا با ویژگی‌هایی که ارائه می‌دهد، امکان برنامه‌ریزی، پیگیری، تعامل و انتشار هرگونه محصول و محتوایی را فراهم کرده است. نسخه پولی جیرا بسیار کامل‌تر از نسخه رایگان آن است، اما اگر تیم‌تان تا 10 نفر است، همه آن امکانات برای شما به رایگان در دسترس خواهد بود.
از نکات مثبت جیرا، گزارش‌های کاربردی‌ای است که از مدیریت کار و پروژه‌های شما می‌دهد. این نرمافزار به صورت یکپارچه روی وب برای همه اعضا در دسترس خواهد بود. جیرا همچنین روی سیستم‌عامل‌های اندروید و iOS قابل نصب است و تقریبا تمامی نیازهای تیم‌ها و کسب‌وکارهای کوچک را در راستای انجام پروژه‌ها و وظایف کوتاه‌مدت و بلندمدت برطرف می‌کند.
-
تیم‌ورک (TeamWork)
تیم‌ورک یکی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مفید و کاربردی است که بین ایرانیان کمتر شناخته شده است. تیم‌ورک در سال 2007 توسط یک تیم خوش‌ذوق طراحی و لانچ شد و هدف آن، سرعت بخشیدن به فرآیندهای کار تیمی بود. این نرمافزار مدیریت پروژه، بهترین مورد در بازار برای تیم‌های ریموت و دورکار است. تیم‌ورک نیز تحت وب است اما قابلیت نصب روی هر دو سیستم‌عامل موبایل را دارد. نسخه رایگان تیم‌ورک به اندازه نسخه پولی آن مجهز نیست، اما اگر تیم کوچکی هستید، کفاف نیازهای شما را می‌دهد. در صورتی که یک تیم چندقسمتی هستید و به صورت دورکاری نیز کار می‌کنید، گزینه پرداخت اشتراک سالانه را در نظر بگیرید.
مهم‌ترین کاری که تیم‌ورک برای شما می‌کند، کاهش سردرگمی‌ها به هنگام انجام یک تسک کاری است. انعطافی که تیم‌ورک ارائه می‌دهد به همراه رابط کاربری آسان، چشم‌نواز و کاربرپسند، آن را به یک بستر گردش کار عالی تبدیل کرده است.
-
میرو (Miro)
میرو آخرین ابزار خارجی این لیست است و با مواردی که پیش‌تر نام برده شد، تقاوت دارد. میرو یک مرکز همکاری و گردش کار رایگان است که امکان اشتراک ماهانه آن را نیز دارید. این ابزار، اصطلاحا یک تخته سفید دیجیتالی و آنلاین برای تیم‌هاست که مبتنی بر ابر (Cloud) طراحی شده است. میرو اعضای یک تیم را قادر می‌سازد که به طور همزمان به این تخته سفید دسترسی داشته باشند و همه مباحث، ایده‌پردازی‌ها و کارهای تیمی خود را روی آن ببینند. میرو در دوران کرونا و اوج گرفتن دورکاری، به داد بسیاری از تیم‌های کوچک و بزرگ رسید.
با میرو نه‌تنها امکان برنامه‌ریزی و به‌اشتراک‌گذاری وظایف خود را به عنوان یک عضو تیم دارید، بلکه می‌توانید نقشه‌ها و نمودارهای ذهنی چشم‌نوازی را برای ایده‌پردازی یا اجرای یک پروژه ایجاد کنید. میرو سریع و آسان کار می‌کند و منطق ساده‌ای هم دارد؛ برای حداکثر گردش کار و مفید بودن آن، نیاز به یک فضای اشتراکی-ذهنی برای تیم‌تان دارید. کاربران میرو پیرو همین منطق، می‌توانند با هم‌تیمی‌های خود، فیلم، تصویر، اسناد مختلفی من‌جمله ورد و پی‌دی‌اف به اشتراک بگذارند. میرو برای iOS، اندروید، مک و ویندوز به صورت رایگان در دسترس است و ویژگی‌های بی‌شماری را ارائه می‌دهد؛ اما می‌توانید دسترسی به حداکثر خدمات میرو، اشتراک ماهانه/سالانه آن را خریداری کنید.
شاید شما هم جزو آن دسته افراد باشید که ترجیح می‌دهند در فضای فارسی‌زبان کار کنند یا اینکه نتوانند هر روز با نرم‌افزارهای خارجی‌ای که نیاز به فیلترشکن دارند سروکله بزنند. در این قسمت، 5 نمونه ایرانی را به شما معرفی می‌کنیم که حداقل، سختی اتصال و دسترسی را نسبت به موارد قبلی ندارند:
میزیتو ابزاری ایرانی و به زبان فارسی است که از سال 96 شروع به کار کرد. این ابزار برای استفاده‌های تیمی و سازمانی طراحی شده است و استفاده از آن رایگان است، اما برای دسترسی به امکانات پیشرفته‌تر و فضای کاربری بیشتر می‌توانید از نسخه‌های پولی آن نیز استفاده کنید.
این ابزار ایرانی دارای ویژگی‌های زیادی است و دست‌کمی از رقبای خارجی خود ندارد. مدیریت تیم و وظایف هر فرد در آن، با میزیتو ساده‌سازی شده است و همین باعث شده است که هم در دورکاری و هم برای ایجاد تعامل شفاف‌تر در راستای رسیدن به اهداف پروژه‌های تیمی و سازمانی کارآمد باشد. شاید کار با میزیتو برای تازه‌کاران کمی سخت باشد که به مرور زمان حل خواهد شد. خوشبختانه میزیتو در موبایل نیز در دسترس است؛ البته برای کاربران iOS، نسخه PWA موجود است.
تسکولو دیگر نرمافزار مدیریت پروژه و گردش کار ایرانی و فارسی زبان است که یکی از قدیمی‌ترین موارد ایرانی در این حوزه محسوب می‌شود. این نرم‌افزارِ تحت وب از سال 93 کارش را شروع کرد و هم‌اکنون، نسخه‌های iOS و اندروید آن نیز موجود است. استفاده از تسکولو همانند جیرا، تا 10 کاربر رایگان است؛ از این رو، تیم‌های کوچکی که به دنبال مدیریت بهتر پروژه‌هایشان و بهبود تعامل میان‌فردی و گروهی هستند، بهترین استفاده را از تسکولو می‌برند. البته برای سازمان‌ها و تیم‌های بزرگ‌تر، اشتراک‌های ماهانه تعریف شده است. تسکولو دیزاین ساده و محیط کار راحتی دارد و به جز زبان فارسی، از زبان‌های انگلیسی، اسپانیایی و آلمانی نیز پشتیبانی می‌کند.
امکان برگزاری جلسات آنلاین ویدیویی و گزارش‌گیری از عملکرد تیم از جمله نکات مثبت تسکولوست.
همتیک یکی دیگر از نرم‌افزارهای گردش کار ایرانی است که به صورت رایگان در اختیار کسب‌وکارها و تیم‌ها قرار می‌گیرد و همین نسخه رایگان نیز، نیازهای تیم‌های کوچک را برطرف می‌کند؛ اما در صورت نیاز به امکانات بیشتر، امکان آزمایش نسخه رایگان و سپس خرید اشتراک‌های ماهانه/سالانه آن وجود دارد.
همتیک به زبان فارسی طراحی شده است و با امکانات متعدد، به نظم بیشتر و سرعت در کارهای تیمی کمک می‌کند. این نرمافزار با سیستم اولویت‌بندی و گزارش‌دهی از بهره‌وری تیم، به فرآیند انجام پروژه‌ها در سازمان‌ها شفافیت می‌بخشد و تعامل میان‌تیمی را تسهیل می‌کند. از معایب اصلی همتیک این است که نمی‌توان آن را روی موبایل داشت و تنها نسخه نرم‌افزاری آن موجود است.
بهتایم یک سامانه آنلاین مدیریت پروژه و محصولی از شرکت بهساد است که برای استفاده‌های فردی و تیمی طراحی شده است. این پلتفرم به زبان فارسی است و با ویژگی‌هایی همچون برنامه‌ریزی کارها، جمع‌آوری و ارائه به شکل نمودار و گزارش، امکان نظارت بر روی روند کاری تیم و امکان گفت‌وگوی آنلاین، سرعت رسیدگی به پروژه‌های مختلف را بالا می‌برد.
خوشبختانه بهتایم نسخه موبایلی اندروید و iOS را نیز ارائه می‌دهد. استفاده از بهتایم تا 14 روز رایگان است و پس از آن، با اضافه کردن 3 کاربر به بهتایم، می‌توانید به استفاده رایگان خود ادامه دهید. البته برای تيمها و سازمان‌های بزرگ‌تر، اشتراک‌های پولی تعریف شده است.
تسکت از جمله موارد کمتر شناخته‌شده ایرانی است که تفاوت‌هایی هم با موارد بالا دارد. ورود به تسکت و استفاده به صورت دوکاربره، رایگان است و استفاده‌های پایه‌ای از آن را شامل می‌شود. برای استفاده‌های تیمی و گسترده‌تر، می‌توان از اشتراک‌های ماهانه آن برای تعداد افراد بیشتر استفاده کرد.
تسکت نرم‌افزاری دوزبانه است و به جز فارسی، از انگلیسی هم پشتیبانی می‌کند. در این نرمافزار، به جز مدیریت کار در سازمان و چت گروهی، سیستم تیکتینگ وجود دارد که تقریبا مشابه ابزارهای CRM کار می‌کند. ارائه گزارش، امکان دیدن تاریخچه فعالیت‌ها و صدور فاکتور از دیگر امکانات تسکت است. متاسفانه تسکت نسخه موبایلی ندارد.
10 مورد خارجی و ایرانی پلتفرم‌های گردش کار، مدیریت پروژه و مدیریت کسب‌وکار به شما معرفی شد. همانطور که گفته شد، طبق نیازهای خود یک پلتفرم را انتخاب کنید؛ چرا که ممکن است همه این موارد برای همه تیم‌ها و سازمان‌ها کارآمد نباشد.
تجربه استفاده از کدامیک از این پلتفرم‌های گردش کار را داشته‌اید؟
